Từ trao đổi công việc hằng ngày đến gửi tài liệu quan trọng, email luôn là kênh liên lạc được sử dụng rộng rãi. Để giúp người dùng thao tác thuận tiện hơn, HD Agency tổng hợp hướng dẫn cách gửi email và huỷ gửi thư Gmail chi tiết trên cả máy tính lẫn điện thoại, phù hợp với nhiều đối tượng sử dụng.
Gửi email là gì?
Gửi email là quá trình soạn và chuyển một thư điện tử từ địa chỉ email của người gửi đến một hoặc nhiều người nhận thông qua Internet. Nội dung email có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, tài liệu, video hoặc các tệp đính kèm khác.
Ngày nay, Gmail là nền tảng được nhiều người sử dụng nhờ giao diện trực quan, dễ thao tác và hỗ trợ đồng bộ trên nhiều thiết bị.
Sử dụng email không chỉ phục vụ trao đổi cá nhân mà còn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tiếp thị và chăm sóc khách hàng. Đối với doanh nghiệp, triển khai dịch vụ email marketing là một giải pháp giúp xây dựng mối quan hệ với khách hàng, gửi bản tin, thông báo chương trình ưu đãi và gia tăng tỷ lệ chuyển đổi. HD Agency hiện cung cấp dịch vụ email marketing với quy trình triển khai bài bản, hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hiệu quả truyền thông qua email.
Bên cạnh việc biết gửi gmail như thế nào, bạn cũng nên nắm được cách trình bày nội dung chuyên nghiệp để tăng khả năng người nhận đọc và phản hồi email.
Chuẩn bị trước khi gửi email
Trước khi thực hiện cách gửi email cho người khác, hãy đảm bảo:
- Đã có tài khoản Gmail.
- Thiết bị có kết nối Internet ổn định.
- Biết chính xác địa chỉ email người nhận.
- Chuẩn bị đầy đủ nội dung và tài liệu cần gửi.
- Kiểm tra kích thước tệp đính kèm để tránh vượt quá giới hạn cho phép.
Việc chuẩn bị kỹ sẽ giúp hạn chế sai sót và tránh phải gửi lại nhiều lần.
Cách gửi email trên máy tính
Đây là cách gửi mail trên máy tính được nhiều người sử dụng.
Đăng nhập Gmail
Truy cập Gmail và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn.
Soạn thư mới
Tại giao diện chính, nhấn nút Soạn thư ở góc trên bên trái.
Một cửa sổ soạn email sẽ xuất hiện với các trường thông tin cần điền.
Nhập thông tin người nhận
Trong cửa sổ soạn thư, điền đầy đủ:
- Đến (To): Email người nhận chính.
- CC: Người nhận cùng theo dõi nội dung.
- BCC: Người nhận ẩn danh, các bên khác sẽ không nhìn thấy địa chỉ này.
Đây là thao tác cơ bản trong cách gửi email trong Gmail mà người mới nên làm quen.
Nhập tiêu đề và nội dung
Tiêu đề nên ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung thư.
Phần nội dung nên trình bày rõ ràng:
- Lời chào.
- Nội dung chính.
- Thông tin cần phản hồi.
- Lời cảm ơn.
- Chữ ký email.
Nếu gửi cho đối tác hoặc khách hàng, nên sử dụng văn phong lịch sự và chuyên nghiệp.
Đính kèm tệp
Nhấn biểu tượng chiếc kẹp giấy để tải lên:
- File Word.
- Excel.
- PDF.
- Hình ảnh.
- Video.
Sau khi tải lên hoàn tất, kiểm tra lại tên tệp trước khi gửi.
Gửi email
Sau khi kiểm tra toàn bộ thông tin, nhấn Gửi để hoàn tất.
Đây cũng là cách gửi thư điện tử được áp dụng phổ biến trên hầu hết các nền tảng email hiện nay.
Cách gửi email trên điện thoại
Nếu không có máy tính, bạn vẫn có thể gửi thư qua Gmail bằng điện thoại Android hoặc iPhone.
Mở ứng dụng Gmail
Đăng nhập tài khoản Gmail trên ứng dụng.
Chọn biểu tượng soạn thư
Nhấn biểu tượng dấu cộng hoặc nút Soạn ở góc màn hình.
Điền thông tin
Nhập:
- Email người nhận.
- Tiêu đề.
- Nội dung.
- Tệp đính kèm nếu cần.
Gửi thư
Nhấn biểu tượng mũi tên gửi để hoàn tất.
Các bước này gần như tương tự cách gửi email trên máy tính nên rất dễ thực hiện.
Cách huỷ gửi thư Gmail
Đôi khi bạn phát hiện gửi sai người, thiếu tệp hoặc có lỗi chính tả sau khi bấm gửi.
Gmail hỗ trợ tính năng Hoàn tác gửi (Undo Send) giúp thu hồi email trong khoảng thời gian ngắn.
Huỷ ngay sau khi gửi
Sau khi nhấn Gửi, Gmail sẽ hiển thị thông báo ở góc màn hình.
Chọn Hoàn tác để thu hồi email.
Nếu không bấm trong khoảng thời gian quy định, email sẽ được gửi đi và không thể thu hồi.
Điều chỉnh thời gian hoàn tác
Bạn có thể tăng thời gian hoàn tác:
- Mở Cài đặt Gmail.
- Chọn Xem tất cả chế độ cài đặt.
- Tìm mục Hoàn tác gửi.
- Chọn thời gian 5, 10, 20 hoặc 30 giây.
- Lưu thay đổi.
Thiết lập 30 giây sẽ giúp bạn có thêm thời gian kiểm tra trước khi email được gửi chính thức.
Những lưu ý khi gửi email
Để việc gửi email hiệu quả hơn, bạn nên lưu ý:
- Kiểm tra đúng địa chỉ email người nhận.
- Đọc lại nội dung trước khi gửi.
- Đặt tiêu đề rõ ràng.
- Đính kèm file trước khi nhấn gửi.
- Hạn chế sử dụng quá nhiều chữ in hoa.
- Kiểm tra lỗi chính tả.
- Không gửi email có dung lượng quá lớn.
- Sử dụng chữ ký email chuyên nghiệp nếu gửi cho khách hàng hoặc đối tác.
Những thói quen nhỏ này sẽ giúp email trở nên chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với người nhận.
Xem thêm: Cách Đăng Nhập Gmail Trên Outlook
Những lỗi thường gặp khi gửi email
Trong quá trình gửi thư điện tử, người dùng thường gặp một số lỗi như:
Quên đính kèm tệp
Đây là lỗi rất phổ biến. Hãy kiểm tra lại nội dung trước khi nhấn gửi.
Nhập sai địa chỉ email
Chỉ cần sai một ký tự, email có thể không đến được người nhận hoặc bị gửi nhầm.
Tiêu đề quá chung chung
Các tiêu đề như “Xin chào”, “File”, “Gửi bạn” sẽ khiến người nhận khó xác định nội dung.
Nên đặt tiêu đề cụ thể để tăng khả năng mở email.
Nội dung quá dài
Email nên trình bày thành các đoạn ngắn, sử dụng gạch đầu dòng khi cần để người đọc dễ theo dõi.
Biết cách gửi email đúng chuẩn sẽ giúp quá trình trao đổi công việc và học tập trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp hơn. Chỉ cần thực hiện đúng các bước từ nhập người nhận, soạn nội dung, đính kèm tệp đến kiểm tra trước khi gửi, bạn có thể hạn chế nhiều sai sót không đáng có.
Bên cạnh đó, đừng quên tận dụng tính năng huỷ gửi thư Gmail để xử lý kịp thời khi lỡ gửi nhầm hoặc cần chỉnh sửa nội dung. Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp bạn dễ dàng áp dụng cách gửi email trên nhiều thiết bị và sử dụng Gmail hiệu quả hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có thể gửi một email cho nhiều người cùng lúc không?
Có. Bạn chỉ cần nhập nhiều địa chỉ email vào ô Đến, hoặc sử dụng CC và BCC tùy theo mục đích gửi.
Gmail cho phép gửi tệp đính kèm dung lượng bao nhiêu?
Thông thường Gmail hỗ trợ tệp đính kèm tối đa 25 MB. Nếu vượt quá giới hạn, hệ thống sẽ đề xuất gửi thông qua Google Drive.
Sau khi gửi email có thể chỉnh sửa nội dung không?
Không. Sau khi email được gửi thành công, bạn không thể chỉnh sửa nội dung. Chỉ có thể sử dụng tính năng Hoàn tác gửi trong khoảng thời gian đã cài đặt.
Có cần cài đặt phần mềm để gửi email trên máy tính không?
Không. Bạn chỉ cần truy cập Gmail bằng trình duyệt web hoặc sử dụng ứng dụng Gmail nếu muốn quản lý email thuận tiện hơn.
Có thể gửi thư điện tử từ điện thoại không?
Có. Chỉ cần cài đặt ứng dụng Gmail, đăng nhập tài khoản và thực hiện các bước tương tự như trên máy tính.
